○小野市文書取扱規程

平成10年11月4日

訓令第19号

小野市役所処務規程(昭和44年小野市訓令第12号)の全部を改正する。

目次

第1章 総則(第1条―第10条)

第2章 文書の受領、配布及び収受(第11条―第17条)

第3章 文書の起案、決裁及び供覧(第18条―第26条)

第4章 文書の施行(第27条―第37条)

第5章 文書の保管及び保存(第38条―第47条)

第6章 文書の廃棄(第48条・第49条)

第7章 補則(第50条・第51条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、別に定めるもののほか、市における文書の取扱いについて必要な事項を定め、行政事務の適正かつ迅速な処理を図ることを目的とする。

(文書取扱いの原則)

第2条 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務処理が能率的に行われるようにしなければならない。

(用語の定義)

第3条 この規程において次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、市の機関内において職員が組織的に用いるものとして、市が保有しているものをいう。

(3) 課 事務分掌規則第4条の表中課、室及びグループの欄に掲げる課、室及びグループ並びに会計課をいう。

(4) 庁内文書 市の機関内及び機関相互において発送、収受し、又は施行する文書をいう。

(5) 庁外文書 庁内文書以外の文書をいう。

(6) 保管 文書を主務課(当該文書に係る事務を所掌する課をいう。)において整理して管理することをいう。

(7) 保存 文書を文書庫において整理して管理することをいう。

(8) 文書管理システム 電子計算機を用いて、文書の収受、起案、保管、保存、廃棄その他文書管理に関する事務を処理するシステムをいう。

(平成12訓令2・平成16訓令1・平成17訓令4・令和6訓令2・一部改正)

(文書の種類)

第4条 文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定に基づき制定するもの

(2) 規則 地方自治法第15条の規定に基づき制定するもの

(3) 告示 原則として法令の規定に基づき決定又は処分した事項を公示するもの

(4) 公告 告示以外で一定の事項を公示するもの

(5) 訓令 所管の組織に対して発する命令で例規的なもの

(6) 達 職務命令として指揮下にある職員に対して発するもの

(7) 命令 特定の個人又は団体に対して指示命令をするもの

(8) 指令 申請等に基づき特定の個人又は団体に対して許可等の行政行為をするもの

(9) 諮問 法令上定められた事項について一定の機関に対して意見を求めるもの

(10) 一般文書 前各号に掲げる文書以外のもの

(文書事務取扱総括者)

第5条 文書事務取扱の総括者は、総務部総務課長(以下「総務課長」という。)とする。

2 総務課長は、文書の取扱いについて常に改善を図り、必要があると認めるときは調査を行い、次条に定める文書取扱責任者に対し必要な措置をとるよう求めることができる。

(文書取扱責任者)

第6条 課に文書取扱責任者をおき、課長をもって充てる。

2 文書取扱責任者は、課における文書取扱事務を総括し、文書事務が正確かつ迅速に処理されるよう留意し、事務処理の効率的な運用に努めなければならない。

(平成12訓令2・一部改正)

(文書取扱主任)

第7条 文書事務を円滑適正に行わせるため、課に文書取扱主任を置く。

2 文書取扱主任は、課の庶務を担当する係長(係長がいない課にあっては文書取扱責任者が指定する者)をもって充てる。

(文書取扱主任の職務)

第8条 文書取扱主任は、次に掲げる事務を行う。

(1) 文書の収受及び発送に関すること。

(2) 文書の処理の促進に関すること。

(3) 起案した文書(以下「起案文書」という。)の審査に関すること。

(4) 起案文書の決裁の促進に関すること。

(5) 文書の保管に関すること。

(6) 文書の分類に関すること。

(7) 文書管理システムの円滑な運用に関すること。

(8) 文書事務の改善に関すること。

(9) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関して必要なこと。

(令和6訓令2・一部改正)

(文書取扱者)

第9条 文書取扱主任の事務を補助し、文書事務に従事させるため、課に文書取扱者を置く。

2 文書取扱者は、課長が所属職員の中から命ずる。

3 前2項の規定にかかわらず、前条第1号の文書の収受及び発送に関する事務については、部でとりまとめ一括処理することができる。この場合において、課において処理する当該事務の規定は、部において処理するものと読み替える。

(平成19訓令5・一部改正)

(帳簿)

第10条 (部に属さない課にあっては課。以下同じ。)に文書処理のため、文書処理簿、指令番号簿その他必要な帳簿をおく。

2 課に文書処理のため、郵便物発送簿、ファイル基準表、保存文書引継簿、文書廃棄台帳その他必要な帳簿をおく。

3 前2項に定めるもののほか、総務部総務課(以下「総務課」という。)に議案番号簿、専決処分番号簿、公示令達番号簿等必要な帳簿をおく。

4 前3項に定める帳簿は、文書管理システムに登録された電磁的記録に代えることができる。

(令和2訓令4・令和6訓令2・一部改正)

第2章 文書の受領、配布及び収受

(文書の受領)

第11条 市に到達した庁外文書は、総務部市民サービス課(以下「市民サービス課」という。)において受領する。ただし、主務課に直接持参された文書及び電子メール、ファクシミリ等により送信された文書(以下これらを「直接到達文書」という。)は、主務課において受領するものとする。

2 小野市の休日を定める条例(平成元年小野市条例第30号)第2条第1項に定める市の休日(以下「市の休日」という。)その他勤務時間以外に到達した文書は、守衛において受領し、翌日に市民サービス課(翌日が市の休日のときは、1日ごとに取りまとめて、当該市の休日に勤務する守衛)に引き継がなければならない。

(平成19訓令5・令和2訓令4・令和6訓令2・一部改正)

(郵便料金未払文書の受領)

第12条 市民サービス課長は、郵便料金の未払又は不足の郵便物については、発信人が官公署であるもの又は公務に関すると認められるものに限り、その料金を支払い、これを受領することができる。

(平成19訓令13・令和2訓令4・一部改正)

(庁内文書及び受領文書の配布)

第13条 庁内文書は、文書仕分棚により配布する。ただし、文書の送受信が機械類の使用により可能であり、かつ、効果的な場合は、機械類により行うことができる。

2 市民サービス課において受領した庁外文書は、文書仕分棚により配布する。この場合において、市民サービス課は、次に掲げる処理を行うものとする。

(1) 配布先の明確でない文書は開封し、配布先を確認する。

(2) 2部又は2課以上に関連する文書についての配布先は、市民サービス課長が決定する。

(3) 内容証明、配達証明、簡易書留、特別送達等の特殊取扱郵便による文書については、特殊郵便物受払簿に所定の事項を記載し、主務課の担当者の受領印を徴する。この場合において、特別送達による文書にあっては、文書の余白又は封皮に到達日時を記録するものとする。

(平成24訓令6・令和2訓令4・一部改正)

(文書の収受)

第14条 主務課に配布された文書及び直接到達文書は、親展文書及び入札書を除きすべて開封して、次の各号により処理しなければならない。

(1) 庁内文書、案内状等軽易な文書を除き、紙文書は、その余白に収受印(様式第1号)を押し、電子文書に変換すること。

(2) 変換した電子文書及び直接到達した電子文書は、収受年月日、件名、文書分類、文書記号、文書番号等必要事項を文書管理システムに収受登録すること。

(3) 次に掲げる文書は、電子文書に変換せずに紙添付文書として、名称のみ文書管理システムに収受登録すること。

 電磁的記録でない文書であって、当該文書の性質、形状等により電磁的記録に変換することが困難であるもの又は合理的でないと認めるもの

 設計図書、動画等データ量が大きいため文書管理システムに登録することが適当でないもの

(4) 誤配その他の事由によりその所管に属さない文書があるときは、直ちにこれを市民サービス課に返送する。

(5) 課に直接到達した文書のうち、訴訟、不服申立てその他到達の日時が権利の得喪、変更等に影響を及ぼすと認められる文書については、その封皮に収受日時を記入する。

2 前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書は文書管理システムによる収受登録を省略することができる。

(1) 新聞、雑誌、冊子その他これらに類する文書

(2) 文書管理システムに登録する必要がないと認められる軽易な文書

(平成24訓令6・令和2訓令4・令和6訓令2・一部改正)

(他の課に関係のある文書の取扱い)

第15条 他の課に関係のある文書又は2課以上の所掌事務に係る文書を受領したときは、その関係のある課に連絡し、必要があるときは、その写しを作成し、これを配布しなければならない。

(文書の供覧)

第16条 第14条の規定により収受登録をした文書(以下「収受文書」という。)は、次の各号により処理しなければならない。

(1) 収受文書は、原則として即日処理すること。

(2) 収受文書は、文書管理システムにより供覧すること。ただし、文書管理システムによる供覧が困難な場合は、紙文書により供覧すること。

(3) 処理期限のある収受文書は、必ずその期限までに処理すること。

(4) 指示を要するものにあっては、文書管理システムにその指示事項を登録すること。ただし、紙文書で供覧している場合は、当該文書の余白に指示事項を記入すること。

(令和6訓令2・全改)

(進達文書の処理)

第17条 進達文書は、次の各号により取り扱わなければならない。

(1) 副申を必要とするものは、市に到達した庁外文書に準じて処理すること。

(2) 副申を必要としないものは、収受印を押し、その余白に「経由」と朱記して処理すること。

第3章 文書の起案、決裁及び供覧

(文書の起案)

第18条 文書を起案するときは、次の各号の定めるところにより行わなければならない。

(1) 文書の起案は、文書管理システムで行うこと。ただし、これにより難いものについては、起案用紙(様式第2号)を用いて起案することができるものとする。

(2) 文書は、左横書きとすること。ただし、法令の規定又は他の官庁で様式を縦書きと定められているものその他左横書きによることが不適当と認められるものについては、この限りでない。

(3) 文書の用字用語は、正しく用いること。

(4) 文書には、その内容を的確に表現する標題(件名)をつけ、易しく、わかりやすく、簡潔にし、文書が長文になる場合には、本文に先立ち、結論又は要旨を記入すること。

(5) 文書には必要により起案理由、法令の根拠規定、予算の内容等を記載し、事案の経過を明らかにするための関係文書、参考資料等を添付するなどの措置を講ずること。この場合において、添付資料等には、適切な名称を付すものとする。

(6) 関連する事案は、支障のない限り、同一の文書により一括起案すること。

(7) 2以上の課に関係を有する事案は、最も関係の深い課において起案を行うこと。

(8) 施行期日の予定されている事案に係る文書は、必要な審議の機会を失わないようにするため、十分な余裕をもって起案し、起案文書は直ちに決裁に回付すること。

(9) 原則として、庁外文書にあっては、市長、会計管理者等職務権限を有する者の職及び氏名を、庁内文書にあっては、職名のみを用いて発信するものとし、文書中に担当課、連絡先等を明記すること。

(10) 同一の文例により起案できる文書は、あらかじめ帳票化する等簡便な方法により処理すること。

(11) 関連する収受文書及び決裁文書は、関連文書として文書管理システムに登録すること。

(平成19訓令5・令和6訓令2・一部改正)

(秘密文書の取扱い)

第19条 文書に小野市公文書公開条例(平成10年小野市条例第1号)第8条又は第9条の規定により公開しない情報が記録されている場合は、その旨を文書管理システムに登録し、秘密保持について特に注意して取り扱わなければならない。ただし、一定の期間の経過等によりその必要が消滅したときは、これを解除することができる。

2 前項の文書のうち特に必要な場合は、閲覧できる職員の範囲を制限しなければならない。

(令和6訓令2・一部改正)

(決裁の手続)

第20条 起案文書は、小野市決裁規程(昭和47年小野市訓令第12号)の定めるところにより、決裁を受けるものとする。

(合議)

第21条 起案文書が他の課に直接関係を有するときは、上司の決定を経て、当該関係のある課に合議しなければならない。この場合において、重要なものについては、あらかじめ合議先と協議しておくものとする。

2 前項の規定により合議を受けた課は、速やかに同意又は不同意の決定を行わなければならない。この場合において、合議事項について意見を異にするときは、主務課と協議し、なお意見が一致しないときは、直ちに上司の指示を受けなければならない。

3 合議した事案で、その後廃案又は内容に重要な変更が生じた場合は、その旨を合議先に通知しなければならない。

4 特に重要若しくは異例又は急を要する事案等については、関係者の参集を求めて協議し、その結果をもって合議に代えることができる。この場合において、当該協議の結果を起案文書中に記載するものとする。

(総務課に合議すべき文書)

第22条 起案文書のうち次に掲げるものは、総務課に合議しなければならない。

(1) 条例、規則及び訓令の制定並びに改廃に関するもの

(2) 告示及び公告に関するもの

(3) 議案に関するもの

(4) 市等を当事者とする訴訟等に関するもの

(5) 前各号に掲げるもののほか、起案文書の内容が重要又は異例のもの

(重要文書等の持ち回り)

第23条 秘密若しくは緊急又は特に説明を必要とする文書等重要な文書については、起案者又はその上司が持ち回りの方法により決裁を受けなければならない。

(平成19訓令5・一部改正)

(緊急に処理すべき事案の取扱い)

第24条 緊急に処理する必要があり、かつ、所定の手続をとる時間的余裕がない事案については、第18条から前条までの規定にかかわらず、口頭により決裁を受けることができる。この場合において、事後においてこの章に定める手続をとらなければならない。

(決裁年月日の記入)

第25条 起案者は、起案文書の決裁が終了したときは、文書管理システムに決裁年月日及び施行年月日を登録しなければならない。

(令和6訓令2・一部改正)

(供覧)

第26条 事案担当者は、起案を必要とせず、単に供覧によって完結する文書は、関係者に供覧しなければならない。

(令和6訓令2・一部改正)

第4章 文書の施行

(番号簿)

第27条 総務課は、公示令達番号簿として次に掲げるものを備えなければならない。

(1) 条例番号簿

(2) 規則番号簿

(3) 告示番号簿

(4) 公告番号簿

(5) 訓令番号簿

(6) 達番号簿

(7) 命令番号簿

(8) 諮問番号簿

(文書の記号及び番号)

第28条 文書には、次の各号の区分に応じ、当該各号に掲げる記号及び番号を付けなければならない。ただし、文書管理システムに登録しない軽易な文書については、この限りでない。

(1) 条例、規則、告示、公告及び訓令 小野市条例、小野市規則、小野市告示、小野市公告又は小野市訓令にそれぞれ前条に規定する番号簿の暦年による番号

(2) 命令 小野市命令に前条第7号に規定する命令番号簿の会計年度による番号

(3) 達又は諮問 達又は諮問にそれぞれ前条第6号又は第8号に規定する番号簿の会計年度による番号

(4) 指令 「小野市指令」の次に部の頭文字(ただし、総合政策部にあっては「政」とし、市民安全部にあっては「安」とし、市民福祉部にあっては「福」とする。次号において同じ。)及び会計年度により順次番号を付すとともに、必要事項を登録して処理するものとする。

(5) 前各号に掲げる文書以外のもの 市及び部の頭文字に、文書処理簿の会計年度による番号

2 前項第4号に掲げる文書のうち収受文書の番号については、第14条第1項第2号の規定により文書管理システムに登録した際に発番される文書番号とし、その他のものにあっては施行の際に発番される番号とする。

3 同一事案の往復文書は、完結するまで同一番号を用いることとする。この場合、「号」の文字に続けて「の2」、「の3」と枝番号を付けるものとする。

(平成16訓令1・平成17訓令4・令和6訓令2・一部改正)

(市議会議案の取扱い)

第29条 議会の議決、承認、同意若しくは認定を要し、又は議会に報告等(以下「議決等」という。)を要する文書は、決裁が終了した後直ちに総務課に送付しなければならない。

2 総務課長は、前項に定める決裁が終了した起案文書(以下「決裁済文書」という。)の送付を受けたときは、議案番号簿又は専決処分番号簿により当該種別名及び暦年により順次番号を付すとともに、必要事項を記入し、所定の手続をとらなければならない。

3 前項の文書については、市議会議長から会議結果の報告があったときに主務課に返送するものとする。

(公示令達文書の取扱い)

第30条 主務課は、規則、訓令、告示等を公示令達しようとするときは、その文書を決裁済後直ちに総務課に送付しなければならない。

2 総務課長は、前項の文書の送付を受けたときは、速やかに所定の手続をとらなければならない。

(令和6訓令2・一部改正)

(浄書)

第31条 決裁済文書の浄書は、次の各号の定めるところによらなければならない。

(1) 文書はすべてかい書とし、用紙に規格又は様式のあるものは、これによること。

(2) 秘密文書を浄書したときは、秘密の保持に万全を期すること。

(3) 浄書した文書は、決裁済文書と厳密に照合すること。

(令和6訓令2・一部改正)

(公印の押印)

第32条 浄書した文書で発送して施行するものには、公印を押印し、決裁済文書と契印しなければならない。ただし、軽易なもの、公印の押印以外の方法で認証できるものその他文書の性質及び内容により公印又は契印を要しないものについては、これを省略することができる。

2 公印については、小野市公印規則(昭和39年小野市規則第2号)の定めるところによる。

(令和6訓令2・一部改正)

(文書の発送)

第33条 文書の発送は、原則として、庁外文書については郵送で、庁内文書については文書仕分棚で行うものとする。ただし、文書の送受信が機器類の使用により可能であり、かつ、有効な場合は、機器類によることができる。

(文書の発送手続)

第34条 課において発送を必要とする庁外文書は、次の各号により処理しなければならない。

(1) 発送する文書(以下「発送文書」という。)は、封入して封筒に必要事項を記入すること。

(2) 金品その他の貴重品を発送するときは、発送品を厳重に封入し、小包の包装は、特に堅固にすること。

2 課の文書取扱者は、その日の午後3時までに、発送文書を取りまとめの上、郵便物発送簿を添えて市民サービス課へ送付しなければならない。

3 各課の文書取扱主任は、勤務時間外において文書を発送しようとするときは、その日の勤務時間内に市民サービス課長にその旨を申し出てその指示により発送しなければならない。

4 総務課があらかじめ定める機関等に対する発送文書のうち、郵便法(昭和22年法律第165号)に規定する特殊取扱郵便物等以外のものは、合送の方法により発送するものとする。

(平成19訓令13・令和2訓令4・一部改正)

(市民サービス課の発送手続)

第35条 市民サービス課は、前条第2項の規定により発送文書の送付を受けたときは、発送文書を種類別、量目別に取りまとめた後、料金算定等を行い、日本郵便株式会社又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者、同条第9項に規定する特定信書便事業者若しくは同法第3条第4号に規定する外国信書便事業者に対する発送手続をしなければならない。ただし、市内特別郵便等により多量に文書を発送する必要があるときは、所定の手続を経た後、主務課においてこれを発送するものとする。

2 特に緊急を要するとき又は返信用等のために切手等を必要とする場合は、市民サービス課長に郵便切手類前渡依頼書を提出し、その交付の承認を受けた後、これを処理するものとする。

(平成15訓令4・平成19訓令13・平成24訓令6・令和2訓令4・一部改正)

(施行済の表示)

第36条 施行の終わった文書(第29条及び第30条の規定により処理した文書を除く。)には、主務課において次条に定める完結日(施行年月日)を文書管理システムに登録しなければならない。

(令和6訓令2・一部改正)

(文書の完結日)

第37条 文書の完結日は、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定めるところによる。

(1) 帳簿類

 2年度以上継続して記録するよう定めのあるもの 最終年度の最終の記録が終わった日

 加除式の帳簿類から除冊されたもの 当該除冊の日

 その他の帳簿類 最終の記録の終わった日

(2) 出納の証拠書類 当該出納のあった日

(3) 契約文書 当該契約の締結の日

(4) 公示文書 当該文書の公示の日

(5) 発出文書 当該文書の発出の日

(6) 前各号以外の文書 その施行が終わった日。この場合において、2以上の事案について作成又は処理された文書は、最終の事案の施行が終わった日とする。

(令和6訓令2・一部改正)

第5章 文書の保管及び保存

(ファイル基準表)

第38条 文書取扱主任は、文書を適正に保管及び保存するため、文書管理システムに必要事項を登録し、ファイル基準表を備えなければならない。

(令和6訓令2・一部改正)

(文書の整理)

第39条 事案担当者は、完結文書(施行が終了した決裁済文書及び施行を要しない決裁済文書並びに供覧が終了した文書をいう。以下同じ。)を、次に定めるところにより編冊して保管し、常に所在を明らかにしておかなければならない。

(1) 編冊は、ファイル基準表に基づいて行うこと。

(2) 編冊は、会計年度又は暦年ごとに行うこと。ただし、完結文書に係る事案が2以上の会計年度又は暦年にわたるときは、この限りでない。

(3) 紙文書の編冊は、ファイルを使用して行うこと。ただし、完結文書の態様等によりこれにより難いときは、保存ケースに収納して行うことができる。

(4) ファイルの背表紙にファイル・タイトルその他必要事項を記入すること。

(5) ファイルには索引目次を付し、完結文書の標題等を記入すること。ただし、次条に定める完結文書の保存期間が10年未満の文書については、この限りでない。

2 事案担当者は、未完結文書(完結文書以外の文書をいう。)を適正に保管し、常に所在を明らかにしておかなければならない。

(令和6訓令2・一部改正)

(完結文書の保存期間)

第40条 完結文書の保存期間は、別表に定める基準に基づき、文書取扱責任者が決定するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書については、当該法令に定める保存期間による。

3 第1項の基準に基づき保存期間を決定する場合にあっては、当該文書の内容の効力、資料価値、重要度、使用の頻度、慣行その他関連する事項を十分に考慮し、必要以上に長期の保存期間に類別してはならない。

(令和6訓令2・一部改正)

(保存期間の起算)

第41条 完結文書の保存期間は、完結した日の属する会計年度の翌年度の初日(暦年による編冊を必要とする文書については、完結した日の属する年の4月1日の属する会計年度の翌年度の初日)から起算するものとする。

(保存期間中の文書の保管)

第42条 完結文書は、当該会計年度終了後(暦年による編冊を必要とする完結文書については、完結した日の属する年の4月1日の属する会計年度の終了後)1年間主務課において保管するものとする。

(文書の引継ぎ)

第43条 文書取扱責任者は、前条の規定により保管していた文書を、文書管理システムにより総務課長に引き継がなければならない。ただし、常時使用する必要がある文書等特別の理由により主務課において引き続き保管する文書は、この限りでない。

2 文書取扱責任者は、前項の規定により完結文書の引継ぎをしようとするときは、文書取扱主任に、文書管理システムにより引継ぎ処理をさせるものとする。

(令和6訓令2・一部改正)

(文書庫)

第44条 総務課長は、文書を保存するため、文書庫を設け、これを管理するものとする。

2 担当係員以外の者は、総務課長の承認を得なければ文書庫に立ち入ってはならない。

(保存期間の変更)

第45条 文書取扱責任者は、第40条の規定による保存期間の決定後の状況の変化その他行政事務の遂行上の理由から必要があると認めるときは、完結文書の保存期間を変更することができる。

2 文書取扱責任者は、第43条の規定により引継ぎをした文書について、前項の規定により保存期間を変更するときは、文書管理システムの登録を変更し、総務課長に申し出なければならない。

(令和6訓令2・一部改正)

(文書の持出し等の禁止)

第46条 文書は、総務課長の許可を得ないで庁外へ持ち出してはならない。

(文書の閲覧)

第47条 法令又は条例に定めのある場合を除くほか、職員以外の者に文書を閲覧させてはならない。

2 職員が文書庫に保存中の文書を借覧し、又は閲覧しようとするときは、所定の手続をとらなければならない。

3 保存している文書の借覧期間は、15日以内とする。

第6章 文書の廃棄

(文書の廃棄)

第48条 文書取扱責任者及び総務課長は、保存期間が満了した文書については、廃棄の決定をし、ファイルごとに廃棄するものとする。ただし、廃棄すべき日において、なお保存する特別の事由があるものにあっては、文書取扱責任者が総務課長に申出を行い、その許可を得て、さらに保存することができる。

2 文書取扱責任者は、前項の規定により文書を廃棄しようとするときは、焼却、溶解、データの削除等の適切な方法により処分しなければならない。

(令和6訓令2・一部改正)

(歴史公文書)

第49条 文書取扱責任者及び総務課長は、歴史的文化的資料としての価値を有する公文書の保存期間が満了したときは、さらに保存を延長し、廃棄してはならない。この場合において、必要と認めるときは、歴史公文書として好古館に移管することができる。

(令和6訓令2・追加)

第7章 補則

(令和6訓令2・旧第8章繰上)

(様式)

第50条 この規程の施行に関し必要な帳票その他様式は、別に定めるものを除き、総務課長が定める。

(令和6訓令2・旧第54条繰上)

(施行細目)

第51条 この規程の施行について必要な事項は、総務部長が定める。

(令和6訓令2・旧第55条繰上)

(施行期日)

1 この規程は、平成11年1月1日から施行する。ただし、第27条及び第28条中会計年度別に処理するものに関する規定は、平成11年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この規程の施行前に作成された文書にあっては、なお従前の例による。ただし、この規程による改正前の小野市役所処務規程により第1種永年保存に類別された文書にあっては、この規程の施行があった後速やかに第40条及び第48条の規定による見直しを行い、同条の定める手続を行うものとする。

(小野市病院事業処務規程の一部改正)

3 小野市病院事業処務規程(昭和45年小野市訓令第3号)の一部を次のように改正する。

〔次のよう〕略

(平成12年3月31日訓令第2号)

この規程は、平成12年4月1日から施行する。

(平成15年3月28日訓令第4号)

この規程は、平成15年4月1日から施行する。

(平成16年3月26日訓令第1号)

この規程は、平成16年4月1日から施行する。

(平成17年3月31日訓令第4号)

この規程は、示達の日から施行し、改正後の小野市文書取扱規程の規定は、平成17年4月1日から適用する。

(平成19年3月30日訓令第5号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 地方自治法の一部を改正する法律(平成18年法律第53号)附則第3条第1項の規定により収入役がその任期中に限り、なお従前の例により在職するものとされる間、第7条の規定による改正後の小野市行政改革推進本部設置要綱別表1の改正規定中「収入役」を削る部分並びに「会計管理者」を加える部分の規定、第8条の規定による改正後の小野市収入役事務専決規程題名、第1条、第3条、第4条、第7条及び別表の規定、第9条の規定による改正後の小野市文書取扱規程第18条及び様式第3号の改正規定中「収入役」を削る部分の規定並びに第13条の規定による改正後の小野市男女共同参画推進本部設置要綱別表の規定は適用しない。

(平成19年5月14日訓令第9号)

この訓令は、示達の日から施行する。

(平成19年10月1日訓令第13号)

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

(平成24年8月20日訓令第6号)

この規程は、示達の日から施行する。ただし、第35条第1項の改正規定は、平成24年10月1日から施行する。

(令和2年3月31日訓令第4号)

この規程は、令和2年4月1日から施行する。

(令和6年4月1日訓令第2号)

この規程は、示達の日から施行する。

別表(第40条関係)

(平成19訓令5・平成24訓令6・令和2訓令4・一部改正)

保存期間の区分

左欄の区分に属する文書

30年

1 条例、規則及び訓令に関する文書

2 告示及び通達に関する文書で特に重要なもの

3 議案書等の市議会に関する文書で重要なもの(総務課の所掌するものに限る。)

4 市の総合基本計画及び市政重点施策に関する文書

5 諮問、答申等に関する文書で特に重要なもの

6 許可、認可、免許、承認等の行政処分に関する文書で法律関係が10年を超えるもの

7 行政不服審査及び訴訟に関する文書で重要なもの

8 行政委員会の委員及び附属機関の委員の任免に関する文書

9 市長、副市長及び会計管理者の事務引継書

10 職員の履歴書

11 職員の任免、身分及び賞罰に関する文書で重要なもの

12 職員の長期給付及び恩給に関する文書

13 叙位、叙勲等に関する文書(秘書課の所掌するものに限る。)

14 表彰に関する文書で重要なもの(当該事務を総括する課の所掌するものに限る。)

15 予算及び決算に関する文書で特に重要なもの(財政課及び会計課の所掌するものに限る。)

16 契約に関する文書で特に重要なもの

17 工事完了完成図面等で重要なもの

18 渉外、交渉及び合意に関する文書で特に重要なもの

19 統計書、年報等に関する文書で特に重要なもの

20 廃置分合、境界変更、字の区域の変更等に関する文書

21 市行政の沿革に関する文書で重要なもの

22 その他30年保存を必要と認める文書

10年

1 告示及び通達に関する文書で重要なもの

2 重要な事業の計画及び実施に関する文書

3 諮問、答申等に関する文書で重要なもの

4 許可、認可、免許、承認等の行政処分に関する文書で法律関係が5年を超えるもの

5 行政不服審査及び訴訟に関する文書

6 表彰に関する文書(当該事務を総括する課の所掌するものに限る。)

7 予算及び決算に関する文書で重要なもの

8 契約に関する文書で重要なもの

9 補助金及び貸付金に関する文書で重要なもの

10 渉外及び交渉に関する文書で重要なもの

11 統計書、年報等に関する文書で重要なもの

12 その他10年保存を必要と認める文書

5年

1 告示、公告及び通達に関する文書

2 市議会に関する文書

3 事業の計画及び実施に関する文書

4 請願及び陳情に関する文書

5 許可、認可、免許、承認等の行政処分に関する文書で法律関係が3年を超えるもの

6 通知、申請、届出、進達等の文書で重要なもの

7 職員の任免、身分及び賞罰に関する文書

8 会計年度任用職員の雇用等に関する文書

9 表彰に関する文書

10 予算及び決算に関する文書

11 補助金及び貸付金に関する文書

12 統計書、年報等に関する文書

13 部長及びこれに準ずる者の事務引継書

14 その他5年保存を必要と認める文書

3年

1 諮問、答申等に関する文書

2 許可、認可、免許、承認等の行政処分に関する文書で法律関係が1年を超えるもの

3 通知、申請、届出、進達等の文書

4 職員の給与に関する文書

5 旅行命令に関する文書

6 予算及び決算に関する文書で軽易なもの

7 契約に関する文書

8 監査及び検査に関する文書

9 復命書

10 課長及びこれに準ずる者の事務引継書

11 その他3年保存を必要と認める文書

1年

1 通知、照会、回答等で軽易な文書

2 契約に関する文書で軽易なもの

3 復命書で軽易なもの

4 軽易な帳簿

5 その他1年保存を必要と認める文書

画像

(平成15訓令4・平成16訓令1・平成19訓令5・平成19訓令9・一部改正、令和6訓令2・旧様式第3号繰上)

画像画像

小野市文書取扱規程

平成10年11月4日 訓令第19号

(令和6年4月1日施行)

体系情報
第4編 行政通則/第4章 文書・公印
沿革情報
平成10年11月4日 訓令第19号
平成12年3月31日 訓令第2号
平成15年3月28日 訓令第4号
平成16年3月26日 訓令第1号
平成17年3月31日 訓令第4号
平成19年3月30日 訓令第5号
平成19年5月14日 訓令第9号
平成19年10月1日 訓令第13号
平成24年8月20日 訓令第6号
令和2年3月31日 訓令第4号
令和6年4月1日 訓令第2号