民間事業者の対応

更新日:2022年01月08日

民間事業者の皆様は、従業員に係る税務関係や社会保障関係の手続において、平成28年1月以降、マイナンバーの取り扱いが必要となります。

民間事業者もマイナンバーを取り扱います

マイナンバーは、パートやアルバイトを含め、全従業員に関係する制度です。これらの従業員及びその扶養家族からマイナンバーを取得し、平成28年1月以降に提出する源泉徴収票や健康保険・厚生年金・雇用保険などの書類に記載する必要があります。
また、民間事業者が外部の方に講演や原稿の執筆を依頼し、報酬を支払う場合、報酬から税金の源泉徴収をしなければなりません。そのため、こうした外部の方からもマイナンバーを提供してもらう必要があります。

マイナンバーの提示についてのフロー図

取り扱いの注意点

1.取得

  • マイナンバーを従業員から取得する際、法律で認められた利用目的を明示することが必要です。
  • なりすまし防止のため、マイナンバー取得時の本人確認は厳格に行ってください。
  • 従業員が「個人番号カード」を持っている場合には、番号確認と身元確認がこのカードのみで可能です。個人番号カードを持っていない従業員については、番号確認は平成27年10月以降に郵送される「通知カード」と運転免許証やパスポートなどで身元確認を行います。

2.利用・提供・収集

  • マイナンバーは、利用目的以外での利用・提供はできません。
  • マイナンバーの利用範囲について、事業者は、税務関係及び社会保障関係に関する手続書類の作成事務を行う必要がある場合に限り認められています。
  • マイナンバーを社員番号や顧客管理番号として使用することはできません。
  • 法律で限定的に認められた場合を除き、マイナンバーの提供を求めたり、特定個人情報を収集することはできません。

3.保管・廃棄

  • マイナンバーをその内容に含む個人情報である特定個人情報は、法律で限定的に明記された場合を除き、保管してはならないとされており、法律で限定的に明記された事務を行う必要がある場合に限り、保管し続けることができます。
  • マイナンバーが記載された書類等のうち所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものは、その期間保管することとなります。
  • 社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を行う必要がなくなった場合で、所管法令で定められた保存期間を経過した場合、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。
  • マイナンバーの保管(廃棄)には制限があり、廃棄又は削除を前提として、紙の書類であれば廃棄が容易になるように年限別に管理することなどや、システムであれば、不要となったマイナンバーを削除するための仕組みを構築することなどが望ましいと考えられます。

マイナンバーの安全な管理のために必要なこと

1.組織的・人的安全管理措置

  • 担当者以外がマイナンバーを取扱うことがないように取扱責任者や事務取扱担当者など担当者を明確にしましょう。
  • 従業員に対するマイナンバー制度概要の周知など従業員への教育も大切です。

2.物理的・技術的安全管理措置

  • 取扱担当者を決め、他の人は情報にアクセスできない仕組みづくり
  • パーテーションの設置や座席の工夫
  • のぞき見されない座席配置
  • ウイルス対策ソフトウェアの導入、アクセスパスワードの設定
  • シュレッダーなどプライバシーに配慮して書類を破棄できるよう準備
  • カギ付き棚を用意

マイナンバー記載スケジュール

分野ごとのマイナンバーの記載スケジュールの図

ガイドライン

マイナンバーをその内容に含む個人情報の適正な取り扱いのために、民間事業者が最低限守るべきことや、より万全な対応が望ましいことを示したガイドラインが用意されています。

マイナンバーに関する情報

民間事業者向けの情報です。

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〒675-1380 兵庫県小野市中島町531番地
電話番号:0794-63-1439
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